Menjadi Identitas Surat Resmi, Inilah Komponen Isi Kop Surat

 

Source image: google

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang memiliki tujuan sebagai alat penyampai pesan yang efisien, efektif, dan ekonomis. Dikutip dari kompas.com, peran surat lebih penting terutama untuk surat-surat resmi. Seperti surat perjanjian jual beli, surat sewa-menyewa, surat dagang, hingga yang lainnya.

Sebuah surat bersifat resmi bukan saja dilihat dari sistematika, tetapi dari penggunaan bahasa, isi, dan kekuatan hukum sebagai bukti tertulisnya. Salah satu yang dapat menjadi komponen surat resmi adalah kop surat.

Kop surat atau yang dikenal dengan kepala surat merupakan ciri khas yang ada di sebuah surat resmi. Penggunaan kepala surat ini menjadi ciri khas lembaga, organisasi, bisnis, badan, atau instansi.

Baca juga: Fungsi Kepala Surat untuk Perusahaan

Karena dipakai sebagai identitas pengirim surat atau perusahaan, kop surat memiliki komponen yang harus ada di setiap surat. Yuk kenali komponen wajib dalam kop surat sebagai berikut:

1. Nama instansi (organisasi)
2. Alamat lengkap
3. Nomor telepon
4. Nomor faksimile
5. Nomor kotak pos
6. Alamat website atau email
7. Logo atau lambang perusahaan

Dalam pembuatannya, nama perusahaan umumnya dibuat dalam format huruf kapital semua. Di samping kop surat akan ditulis dalam kombinasi antara huruf kapital dan huruf kecil.

Untuk yang lainnya seperti alamat instansi, nomor telepon, nomor faksimile, kotak pos, dan alamat email biasanya diawali dengan huruf kapital dan diikuti dengan huruf kecil.

Dalam penempatannya, kop surat dibuat di tempat strategis agar menarik perhatian pembaca. Kop surat akan diletakkan di bagian atas sebuah surat sebagai pembuka.

Fungsi Kepala Surat untuk Perusahaan

Source image: google

Kop surat adalah identitas lembaga atau perusahaan yang biasanya tertera di bagian atas sebuah surat resmi. Bagian yang akrab dikenal dengan kepala surat ini memuat berbagai informasi penting seperti nama lembaga atau instansi, logo atau lambang, alamat, email, nomor telepon, dan informasi penting lainnya. Penggunaan kepala surat ini sebagai pengantar untuk menyampaikan surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk pihak lain.

Kop surat yang dibuat dengan menarik akan memberikan ketertarikan untuk yang menerima surat. Bahkan beberapa perusahaan menjadikan kop surat ini sebagai bentuk promosi atau branding perusahaan mereka. Inilah fungsi kepala surat untuk para pemilik usaha:

1. Identitas Perusahaan

Sebagai perusahaan, lembaga, atau instansi memerlukan sebuah identitas perusahaan. Dengan menggunakan kop surat Anda dapat menggunakan hal ini untuk identitas perusahaan yang akan mengikat penerima surat. Pihak perusahaan akan membuat kop surat dalam desain dan warna yang menarik menggunakan berbagai software desain grafis yang tersedia. Beberapa perusahaan bahkan membuat kepala surat dalam bentuk kertas timbul yang khusus.

2. Memberikan Informasi

Fungsi kop surat juga menjadi sebuah media informasi terkait perusahaan tersebut. Informasi tersebut mengenai bidang usaha, alamat, nomor telepon, dan informasi lainnya. Berbagai informasi tersebut untuk membuat relasi perusahaan yang ingin bekerja sama dengan Anda bisa menghubungi Anda dengan mudah.

3. Branding Usaha

Sebagai sebuah perusahaan jasa atau produk, mengenalkan bidang usaha kepada orang banyak merupakan salah satu yang terus dilakukan. Nah, Anda dapat menggunakan kop surat perusahaan sebagai media branding perusahaan. Media branding ini akan memuat nama dan logo perusahaan. Jadi siapa saja yang mendapatkan surat yang tertera kepala surat perusahaan akan mengenali perusahaan Anda dengan mudah.

Itulah fungsi kop surat untuk berbagai keperluan perusahaan. Anda bisa melihat berbagai contoh kop surat yang telah dibuat dengan desain yang menarik DI SINI!